Införandet av Safewards vid Psykiatriska avdelningen (ÅHS) i en digital miljö
Utvecklingsuppgift för specialiseringsutbildningen "Interprofessionell kompetens i utvecklingen av digitalisering inom social- och hälsovården 30 sp.
Introduktion
Psykiatriska avdelningen vid Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) ska i enlighet med verksamhetsplanen ta i bruk en ny arbetsmetod, Safewards (ett brittisk evidensbaserat program för reducering av hot och våldsincidenter inom den psykiatriska heldygnsvården).
Skribenternas projektide’ till examensarbete inom ramen av Novias "Specialiseringsutbildning i interprofessionell kompetens inom utvecklingen inom digitaliseringen inom social- och hälsovård, 30 sp", landade i att skapa ett digitalt fortbildningsmaterial för att underlätta och vidmakthålla arbetet med och införandet av Safewards vid ovannämnda avdelning. Förhoppningen var att ett digitalt material som förberetts utgående från avdelningens förutsättningar skulle kunna effektivisera och öka tillgängligheten för den treskiftesarbetande personalen samt minska förändringsmotståndet.
Utvecklingsutmaningen handlar om att man på avdelningen ska ta i bruk en ny arbetsmetod /ett nytt arbetssätt. Detta innebär ett behov av fördjupning hos de anställda på flera plan och att införandet av Safewards kommer att pågå en lång tid (år 2023-2025). Den andra utmaningen är att ta in en ny form av fortbildningsmetod, nämligen digitalt material. För målgruppen, alltså personalen, handlar detta om förändring på flera nivåer.
Vi har kontinuerligt under processen behövt ha i åtanke att vårt material ska hjälpa till att hålla den nya arbetsmetoden levande och ge möjlighet att introducera nya medarbetare till metoden. Focus ha legat på materialets tillgänglighet samt att förutse och möta upp personalens eventuella teknologiska eller digitala kunskapsbrist. Målet har varit att motverka förändringsrädsla/-motstånd, jobba för en positiv attityd gentemot digitalt material och uppmuntra personalen att ta det egna ansvaret för sin inlärning.
Syfte
Syftet med utvecklingsprojektet är att förse personalen med ett digitalt material som är tillgängligt för all personal. Målet för det digitala materialet är att det ska inkludera och engagera i det gemensamma projektet.
Avgränsning
Vårt utvecklingsprojekt har avgränsats genom att fokusera på planeringen och uppbyggnaden av det digitala fortbildningsmaterialet till det första teoretiska blocket av Safewards. Hela utbildningsprogrammet består av tio olika teoretiska block och beräknas pågå i 3 år. Till detta projekt hör även utvärdering av det digitala materialet för att kunna utveckla användbarheten och skapa förutsättningar för framtida optimeringar. Projektet och utvärderingen begränsas alltså till den digitala lösningen som behövs för att få alla medarbetare att ta del av det teoretiska materialet. Utvärdering av själva Safewards materialet hör inte till detta projekt.
Använda metoder
Under utvecklingsarbetets gång användes Service design-konceptet där verktygen karta över intressentgrupper, bakgrundsforskning, empatikarta, brainstorming, röstning, tematering och användarpersonas hjälpte oss att öka förståelsen för kunden samt också att i ett tidigt skede och på ett effektivt sätt identifiera och förebygga potentiella hinder.
En teoretisk genomgång av tidigare gjord forskning hjälpte oss bland annat med att förse oss med kunskap om för- och nackdelar med digital fortbildning samt förändringsmotstånd. Denna kunskap har vi regelbundet fått återgå till för att leda oss i rätt riktning.
Verktyg för att uppnå önskat resultat
Utgående från resultateten av vårt bakrundsarbete valde vi ett antal olika verktyg/metoder/stödinsatser för att optimera utfallet av vårt projekt. Avdelningens personal samlades till en gemensam kick-off, där en första introduktion till fortbildningen presenterades och där det också var ett stort fokus på att minska förändringsmotstånd samt öka engagemanget. Personalen har erbjudits digitalt kunskapsstöd vid behov, skribenterna har haft möjlighet till IT-support.
Vårt digitala material har utvärderats av deltagarna med ett digitalt frågeformulär och veckovisa uppföljningar av materialet. Innehållet samt implementering, vilka inte ingått i vårt projekt har aktivt diskuterats face-to-face på avdelningsmöten. Utvärdering och utveckling har skett längs hela processen efter uppstart.
Resultat
Svarsprocenten i den digitala enkäten var hög och flera slutsatser kunde tas på basen av svaren. Det digitala fortbildningsmaterialet kan anses användbart, inställningen till materialet är positiv och tillgängligheten hög. Dessutom lyftes materialet som ett hållbart sätt att arbeta.
Skribenterna har många gånger identifierat flera fördelar med att Service design-konceptet använts, då vi med hjälp av detta kunnat definiera utmaningar som dykt upp i analyserna och det har gett oss möjligheter att förebygga utmaningarna innan de uppstått. Vi har valt att satsa tid och energi på att stöda och uppmuntra användarna av materialet, vilket med stor sannolikhet höjt den positiva inställningen till införandet av det digitala fortbildningsmaterialet.
Extra glädjande resultat av vårt projekt, är att vi fått konkreta bevis på att vi öppnat den digitala porten för vissa användare, det har börjat använda sig av digitala hjälpmedel de tidigare inte använt! Detta projekt kan ses som en dörröppnare för att andra fortbildningar kan byggas upp enligt samma digitala lösningar som denna.
Tack!
/Camilla Rautanen och Ulrika Clemes
