Yrkeshögskolan Novias personregister

1. Personuppgiftsansvarig

Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi / Yrkeshögskolan Novia
Wolffskavägen 31
65200 Vasa
Växel (06) 328 5000
E-post: fornamn.efternamn@novia.fi

2. Kontaktperson för registret

Ann Stolpe, HR-planerare
Wolffskavägen 31
65200 VASA
Tfn +358 50 479 2330
E-post: ann.stolpe@novia.fi

3. Registrets namn

Yrkeshögskolan Novias personregister

4. Laglig/rättslig grund för behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i samband med skötsel av anställningar. Anställningsuppgifterna används för planering, uppföljning och statistik samt för skötsel av arbetstagarens lagstadgade uppgifter. (Anknytning - anställningsförhållande)

Utbetalning av lön och arvoden, reseräkningar, mottagning/inmatning av löneräkningsuppgifter. Inmatning av lön- och anställningsuppgifter, registrering av semesterdagar / semesterbokföring, upprätthållande, uppföljning och statistik, samt rapportering/anmälan av lagstadgade uppgifter.

När hälsouppgifter hanteras får arbetsgivaren endast behandla personuppgifter som är direkt nödvändiga för anställdes anställning och som avser fullgörandet av parternas rättigheter och skyldigheter i anställningsförhållandet. Hälsouppgifter får behandlas endast av de personer som på basen av dessa uppgifter bereder, fattar beslut eller verkställer beslut som berör arbetsförhållandet. Dessa personer har tystnadsplikt och får inte dela dylika hälsouppgifter vare sig inom eller utanför organisationen. Gällande hälsouppgifter måste arbetsgivaren se över hanteringsgrunden och nödvändighet vart femte år.

Registret grundar sig på följande lagstiftning och direktiv:

Yrkeshögskolelagen 932 /2014
Statsrådets förordning om yrkeshögskolor 1129/2014
Arbetsavtalslagen 55/2001
Arbetstidslagen 605/1996
Semesterlagen 162/2005
Arbetarskyddslagen 738/2002
Lagen om tillsynen över arbetarskyddet och om arbetarskyddssamarbete på arbetsplatsen 44/2006
Lagen om förteckningar och ett register över dem som i sitt yrke är exponerade för ämnen och processer som medför risk för cancersjukdom 452/2020
Statsrådets förordning om skydd för arbetstagare mot risker som orsakas av biologiska agenser 933/2017 och ändring av förordningen 747/2020
Kollektivavtal för den privata undervisningssektorn
Instruktion för Yrkeshögskolan Novia

5. Registrets datainnehåll

Personuppgifter (namn, personbeteckning, kön, medborgarskap, kontaktuppgifter)
Uppgifter om utbildning; examen och behörighet/kompetens
Anställningsuppgifter
Uppgifter tillhörande löneutbetalning (bankkontonummer, löneposter, medlemskap i fackförbund)
Betalningsuppgifter för löner och arvoden
Uppgifter om frånvaro, baserad på arbetstagarens anhållan
Uppföljning av arbetstid, arbetstidsplaner för undervisningspersonal
Uppgifter om arbetstagare som exponerats för biologisk agens i grupp 3 och/eller 4 (Arbetarskyddslagen 40 a § 738/2002)
Lagen om förteckningar och ett register över dem som i sitt yrke är exponerade för ämnen och processer som medför risk för cancersjukdom, 3 § 452/2020

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Från arbetstagaren:

Personuppgifter (på blankett)
Från den nyanställdes ansökan hämtas uppgifter för personens arbetsavtal
Skattekort i original (då anställningen börjar under skatteåret)
Fullmakt till fackförbund (på blankett)
Timredovisning (på blankett)
Reseräkning (på blankett)
Karantänsbeslut

Uppgifter från löneprogrammet Sonet:

Från HR-planeraren:

Kopia på arbetsavtal
Kopia på beslutet om erfarenhetstillägg/årsbundna tillägg

Från institutionsassistenter:

Kopia på arbetsavtal
Källskattekort

Uppgifter som plockas från HR-programmet och matas manuellt in i Sonet löneprogram:

Anställningsdokument
Timrapporter
Arbetstidsplaner
Anhållan om nedsatt arbetstid
Anhållan semesterpremie i ledig tid
Olika avlönade och oavlönade frånvaroanhållan, (sjukledighet, tjänstledighet, semester, lagstadgade ledigheter mm.)
Adressförändringar

Skattemyndigheten:

Uppgifter om skatteprocenter begärs i december för alla anställda med ett ikraftvarande anställningsförhållande per 01.01.xxxx (elektronisk överföring)

7. Förutsedda tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

Arkiveringstider
Handlingar / uppbevaringstid:

September lönestatistik, EK / 10 år
Löneanmälan / 10 år
Sysselsättningsstatistik, kvartalsstatistik / 10 år
Arbetsintyg, löneintyg / 10 år
Läkarintyg / 2 år
FPA dokument gällande dagpenningar / 6 år
Övriga hälso-&sjukvårdsdokument gällande ersättning / 6 år
Semesterdokument / 5 år
Fackförbund/Föreningsfullmakter samt redovisningar/ 10 år
Pensionsanmälningar, månatliga och års, förteckningar / 10 år
Lönekort / 50 år
Lönespecifikationer, anställda i bisyssla / 50 år
Lönespecifikationer, ordinarie personal / 20 år
Lönelistor / 20 år
Arbetstidsplaner / 10 år
Källskattepliktiga löner (manuell utbetalning) jämte bil / 50 år
Banksatser / 20 år
Kontoutdrag / 20 år
Bokföringsverifikat / 20 år
Utmätningsorder / 10 år
Skattekort / giltighetstid/skatteår
Årsanmälan, källskattepliktiga, företag, specifikationer per person a-ö, övriga bilagor / 6 år
Periodskatteredovisningar per månad, jämte bilagor / 6 år
Reseräkningar, utbetalningar samt årsanmälningar / 20 år
Personalhandlingar / varaktigt
Exponering för biologisk agens i grupp 3 och/eller 4 (40 a § 738/2002) / 10 år (i särskilt fastställda fall 40 år)
Exponering för cancerframkallande agenser och mutagena ämnen, ASA-registret (3 § 452/2020) / 10 år (i särskilt fastställda fall 40 år)

8. Regelmässigt utelämnande av uppgifter

Personuppgifter i Sonet löneprogram:

Redovisningar:

Månatliga redovisningar till pensionsförbund
Månads- & årsanmälan till skattemyndighet
Månads- & kvartalsredovisningar av fackavgifter till fackförbund
Direktöverföring av skattekort från skattemyndigheten

Övriga lagstadgade redovisningar:

Löneanmälan till Fennia (Ömsesidiga Försäkringsbolaget Fennia)
Arbetslöshetsförsäkringsfonden TVR
Löneutbetalnings uppgifter till banker

Sonet bokföringsprogram:

Bokförings löneverifikat, reseräkningsverifikat och semesterreserveringsverifikat per månad

Statistiker:

September lönestatistik till EK
Kvartalsstatistik för arbetskraftskostnader till Statistikcentralen
Enkät om arbetsställestruktur och personal till Statistikcentralen

Löneräknarna:

tre personer och HR-planeraren har tillgång till person- och anställningsuppgifter samt löneuppgifter

Personuppgifter i HR-programmet Unit4:

Används i löneprogrammet Sonet och vid rapportering till UKM
Arbetarskyddsmyndigheten, företagshälsovården, den läkare som i kommunen ansvarar för smittsamma sjukdomar och den läkare som i sjukvårdsdistriktet ansvarar för smittsamma sjukdomar samt arbetarskyddspersonalen har rätt att få del av förteckningen över arbetstagare som exponerats för biologiska agenser.
Årsanmälan retroaktivt till arbetshälsoinstitutet/ ASA-registret de arbetstagare som exponerats för cancerframkallande agenser och mutagena ämnen

Lagstadgade redovisningar:

Försäkringsanstalten
Arbetshälsoinstitutet
Social- och hälsovårdsministeriet
Arbetarskyddsmyndigheten vid regionförvaltningsverket

En försäkringsanstalt eller social- och hälsovårdsministeriet har rätt att få nödvändiga uppgifter ur den förteckning som förs av arbetsgivaren gällande arbetstagare som exponerats för agenser som medför risk för cancersjukdom eller för mutagena ämnen. Uppgifterna som ges ut används för beviljande av förmåner för arbetstagaren eller för att utföra arbetarskyddsutredningar. Uppgifter får lämnas ut endast på begäran av de aktörer som avses ovan och endast i den omfattning som uppgifterna inverkar på avgörandet av det ärende som behandlas. (8 § 452/2020)

9. Översändelse av uppgifter utanför EU eller EES

Överförs inte

10 A. Principerna för skyddet av registret

Manuellt material X
ADB-register X

10B. Beskrivning av skyddet av registret

Manuellt material förvaras i låsta utrymmen.
Löneprogrammet Sonet, ADB-register: Kräver inloggning. Löneräknarna har följande rättigheter: läs, skriv, korrigering, radering. HR-planeraren har följande rättighet: läs. Systemansvarig - en person (ICT-service).

HR-programmet Unit4, ADB-register: Kräver inloggning. Tillgång till uppgifter baseras på tilldelade specifika roller.

Följande roller har tillgång till hela registret: Huvudanvändare, löneräknare, och systemansvariga. Programleverantören ges tillgång för viss tid till programmet.

Förmän, institutionsassistenter och HR-planeraren har tillgång till person- och anställningsuppgifter inom respektive institution/ funktion.

ICT-service läser och använder vissa personuppgifter för skapandet och autentisering av personal i systemet.

11. Granskningsrätt

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för att begära att få granska sina personuppgifter eller få dem rättade.

12. Rätt att kräva rättelse av uppgifter

13. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

14. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

Anna-Maria Nordman, anna-maria.nordman@abo.fi, +358 40 059 4894