Novia Network

1. Personuppgiftsansvarig

Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi / Yrkeshögskolan Novia
Wolffskavägen 31
65200 Vasa
Växel (06) 328 5000
E-post: fornamn.efternamn@novia.fi

2. Kontaktperson för registret

Christine Svenns
Wolffskavägen 31
65200 Vasa
Tfn +358 44 780 5123
E-post: christine.svenns@novia.fi

3. Registrets namn

Novia Network

4. Laglig/rättslig grund för behandling av personuppgifter

Yrkeshögskolan Novia har enligt lag till uppgift att meddela sådan högskoleundervisning för yrkesinriktade expertuppgifter som baserar sig på arbetslivets och arbetslivsutvecklingens krav samt på forskning och konstnärliga och kulturella utgångspunkter och att stödja studerandenas yrkesutveckling.

Yrkeshögskolorna ska också bedriva tillämpad forskningsverksamhet samt utvecklings- och innovationsverksamhet som gynnar yrkeshögskoleundervisningen, främjar arbetslivet och den regionala utvecklingen och förnyar näringsstrukturen i regionen, samt bedriva konstnärlig verksamhet. Då yrkeshögskolan fullgör sina uppgifter ska den främja livslångt lärande.

Novia tillhandahåller tjänster för externa kunder. Målet med verksamheten är att producera högkvalitativa, produktiva och kundanpassade experttjänster samt fortbildning för företag, organisationer och till privatpersoner. Detta görs regionalt, nationellt och internationellt.

Novia Network är Novias CRM system för hantering av externa arbetslivskontakter och –aktiviteter. Novia Network är det personregister som strukturerat och centraliserat upprätthåller Novias kund-, partner och intressegrupper samt näringslivskontakter. Detta är partnerskapsaktivitet.

I CRM systemet ingår Novias kontakter som fungerar som uppdragsgivare för studerandes examensarbeten. Detta grundar sig på avtal. I Novia Network ingår även de kontakter som fungerar som praktikplatser för högskolans studerande. Dessa uppgifter grundar sig på berättigat intresse.

Alumninformation grundar sig på allmännyttigt intresse. Uppgifter om utexaminerade överförs från det studieadministrativa systemet Peppi till Novia Network. Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen stöder sig på EU:s allmänna dataskyddsförordning artikel 6 punkt 1e, det vill säga behandling av personuppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning i enlighet med Finlands dataskyddslag 4 § punkt 1. Till yrkeshögskolornas uppgifter hör enligt Yrkeshögskolelagen 4 § bland annat att erbjuda möjligheter till kontinuerligt lärande, samverkan med det övriga samhället samt karriäruppföljning. För att kunna uppfylla dessa uppgifter är det nödvändigt att upprätthålla personregister på lärosätets studenter och av lärosätet utexaminerade studenter.

Novia Network används för medelinsamling och de personuppgifter som härvidlag samlas in grundar sig på lag (tillstånd att samla in medel för verksamheten).

Fortbildningsdeltagares personuppgifter baserar sig på samtycke.

Med CRM-systemet kommer ett kundorienterat tänkande och beteende. Novia Network är ett verktyg för hela personalen för att hantera och upprätthålla samtliga arbetslivskontakter.

Med den information som samlas in via Novia Network planerar och följer Novia upp hur vi arbetar med kunder och samarbetspartners. Systematiken i hanteringen möjliggör identifiering av kundernas och samarbetspartners behov och hantering av säljuppdrag. Vi använder oss av berättigat intresse som laglig grund för hantering av högskolans arbets-/näringslivskontakter.

Novia Network används för att:

1. Handha Novias externa relationer och bevara kontakternas personuppgifter i syfte

att upprätthålla personers och organisationers kontaktuppgifter
att sköta anmälningar till fortbildning, kurser, seminarier och övriga evenemang kopplade till Novias verksamhet.
att skicka riktade utskick både till organisationer och privatpersoner med information och förfrågningar inom de verksamhetsområden som Novias verksamhet omspänner
att bereda underlag för statistik som Novia är skyldig att rapportera

2. Sköta interna angelägenheter såsom exempelvis

tillfälliga rapporter från Novia Network för att till exempel följa upp deltagare från ett evenemang
statistikrapporter för internt bruk

5. Registrets datainnehåll

Novia Network innehåller följande personuppgifter:

Uppgifter om högskolans alumner som överförs direkt från det studieadministrativa systemet Peppi: Förnamn, efternamn, tidigare efternamn, personbeteckning, e-postadress, telefonnummer, examen, utbildning, undervisningsställe.
Externa kontakter: namn, adress, telefonnummer, e-post, nationalitet, befattning, anställd på, kön och kontaktspråk
Personuppgifter som i samband med betalning i betalningstjänsten Paytrail samlas in för att kunna identifiera vem som gjort betalning till evenemang/kurs/seminarium där anmälan kommit in via Novia Network. Följande uppgifter samlas in i samband med betalningar via Paytrail: Namn, e-postadress, telefonnummer, gatuadress, postnummer, postort, land, vald produkt, tidpunkt för betalning, betalningens summa och betalningssätt.Betalaren väljer själv produkt/tjänst och uppger sina personuppgifter. Uppgifter om genomförd betalning kommer från betalningstjänsten Paytrail till Novias ekonomiservice. Inga kreditkortsuppgifter lagras av Yrkeshögskolan Novia, sådana uppgifter anger den registrerade enbart till betalningstjänsten Paytrail.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgiftskällorna samlas i den registeransvarigas egen verksamhet och/eller fås av den/de registrerade själva.

7. Förutsedda tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

Uppgifter raderas när registrerade personer inte längre behövs för att hantera de olika verksamhetsformer Novia erbjuder eller när en registrerad person så önskar.

8. Regelmässigt utelämnande av uppgifter

Uppgifter utelämnas inte.

9. Översändelse av uppgifter utanför EU eller EES

Överförs inte

10 A. Principerna för skyddet av registret

Manuellt material
ADB-register X

10B. Beskrivning av skyddet av registret

Enligt tillämpliga lagar för upprättande av personregister och lagar och principer om underhåll av datasystem.

Detta innebär bland annat att

administratörerna har tillgång till den del eller de delar av registren som deras tjänsteförhållande förutsätter
tillgång till registret förutsätter autentisering och auktorisering

11. Granskningsrätt

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för detta.

12. Rätt att kräva rättelse av uppgifter

13. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

14. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter

Anna-Maria Nordman, anna-maria.nordman@abo.fi, +358 40 059 4894