Bilaga: Studiepsykologens journaler i Vasa

1. Personuppgiftsansvarig

Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi / Yrkeshögskolan Novia
Wolffskavägen 31
65200 Vasa
Växel (06) 328 5000
E-post: fornamn.efternamn@novia.fi

2. Kontaktpersoner för registret

Daniel Ventus
Studiepsykolog
Wolffskavägen 33
65200 Vasa
Tfn +358 46 921 6121
E-post: daniel.ventus@novia.fi

3. Registrets namn

Undervisande personalens personregister. Studiepsykologens journaler i Vasa

4. Laglig/rättslig grund för behandling av personuppgifter

Enligt rådande praxis journalför psykologen varje klientbesök. Syftet är att dokumentera kontakten för att betjäna planering, förverkligande och uppföljning av rådgivningen till klienten. Klienterna ger skriftligt samtycke till att samla in personuppgifter och bevara dem i högst 4 år.

5. Registrets datainnehåll

Namn, personsignum, e-postadress, telefonnummer, adress, huvudämne, studerandenummer, år då studierna inletts, antal studiepoäng, datum för kontakter, ankomstorsak, sammanfattningar av besök, planering över fortsatta åtgärder, blanketter från testningar av läs- och skrivsvårigheter. Vissa uppgifter berör studerandes hälsotillstånd, och är
således av känslig natur.

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna i registret insamlas från kontaktpersonens verksamhet. Uppgifterna insamlas genom muntliga samtal med klienten.

7. Förutsedda tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

Uppgifterna raderas efter 4 år, eller när klienten så önskar.

Blanketter från testningar av läs- och skrivsvårigheter sparas elektroniskt i 12 år (Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar, 30.3.2009/298)

8. Regelmässigt utelämnande av uppgifter

Uppgifter utelämnas i regel inte. Undantag kan göras med studerandens samtycke eller när lagen så kräver.

9. Översändelse av uppgifter utanför EU eller EES (överförs eller överförs inte)

Överförs inte.

10 A. Principerna för skyddet av registret (kryssa för)

Manuellt material
ADB-register

10B. Beskrivning av skyddet av registret

Uppgifterna är sekretessbelagda. Registret för tiden 01/2017–07/2020 existerar endast i fysisk
form till pappers. Registret förvaras i ett låst journalskåp i ett låst rum. Endast kontaktpersonen har nyckel till journalskåpet. Testblanketter från denna period ska överföras till elektroniskt arkiv.

Från och med 08/2020 förvaras samtliga uppgifter elektroniskt i ett patientdatahanteringssystem som är godkänt av tillsynsmyndigheten Valvira (www.diarium.fi).

11. Granskningsrätt

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för att begära att få granska sina personuppgifter eller få dem rättade.

12. Rätt att kräva rättelse av uppgifter

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för detta.

13. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

-

14. Dataskyddsansvarigs kontaktuppgifter

Anna-Maria Nordman, anna-maria.nordman@abo.fi, +358 40 059 4894

 


Godkänd 8.10.2020