Undervisande personalens personregister

1. Personuppgiftsansvarig

Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi / Yrkeshögskolan Novia
Wolffskavägen 31
65200 Vasa
Växel (06) 328 5000
E-post: fornamn.efternamn@novia.fi

2. Kontaktpersoner för registret

Kristian Blomqvist
Prefekt, institutionen för teknik och sjöfart
Wolffskavägen 33
65200 Vasa
Tfn +358 50 561 7869
E-post: kristian.blomqvist@novia.fi

Eva Matintupa
Prefekt, institutionen för hälsa och välfärd
Wolffskavägen 31
65200 Vasa
Tfn +358 50 538 6671
E-post: eva.matintupa@novia.fi

Camilla Ekman
Prefekt, institutionen för företagsekonomi
Henriksgatan 7
20500 Åbo
Tfn +358 44 762 3219
E-post: camilla.ekman@novia.fi

Eva Sandberg-Kilpi
Prefekt, institutionen för bioekonomi
Raseborgsvägen 9
10600 Ekenäs
Tfn +358 44 449 8251
E-post: eva.sandberg-kilpi@novia.fi

Håkan Omars
Prefekt, institutionen för kultur
Köpmansgatan 10
68600 Jakobstad
Tfn +358 40 550 8734
E-post: hakan.omars@novia.fi

3. Registrets namn

Undervisande personalens personregister

4. Laglig/rättslig grund för behandling av personuppgifter

För att den undervisande personalen skall kunna utföra sitt arbete och för att följa upp studerandes studier behöver den undervisande personalen ha register över studiernas genomförande, bedömning och uppföljning.

Alla registrerade personer har studierätt vid Novia. Endast nödvändiga uppgifter registreras.
Registrets användning baserar sig på yrkeshögskolelagen.

  • Yrkeshögskolelagen (932/2014).
  • Statsrådets förordning om yrkeshögskolor (1129/2014)
  • Lag om antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret (1058/1988)
  • Statsrådets förordning om gemensam ansökan till högskolorna (293/2014)
  • Förvaltningslag (434/2003)
  • Förvaltningsprocesslag (586/1996)
  • Personuppgiftslag (523/1999)
  • Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
  • Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (A1030/1999)
  • Lag om integritetsskydd i arbetslivet (L477/2001)
  • Lag om läkarundersökning av fartygspersonal 1171/2010
  • Yrkeshögskolan Novias examensstadga

De lagliga grunderna som används är berättigat intresse, myndighetsutövning, avtal samt
skydd av grundläggande intressen.

5. Registrets datainnehåll

Personregistren innehåller uppgifter om studerandes:

  • Namn
  • Studienummer
  • Utbildning och eventuell profilering
  • Studieprestationer inklusive genomförande, bedömning och uppföljning samt information om praktik och examensarbeten
  • Personuppgifter kopplade till studerandes utvecklingssamtal

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Personuppgifter gällande studerande erhålls från:

  • Från studerande
  • Peppi
  • Moodle
  • Anhållan om att studera via Joo avtal mellan särskilda yrkeshögskolor
  • Anhållan om utbytesstudier via blanketter som finns på intranätet
    - inkommande studeranden (registreras i Peppi)
    - utresande studeranden
  • Från yrkeshögskolor som ingått samarbetsavtal om specifika utbildningar
  • Novia/Öppna Yrkeshögskolans anmälningsregister: Regina (Namn, personbeteckning, födelsedatum, kön, kontaktuppgifter, hemkommun, medborgarskap, modersmål, utbildningsort, -område, utbildning)
  • Från studerandeservice
  • Från kolleger
  • Från arbetslivet
  • Från studerandehälsovården

7. Förutsedda tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

Uppgifterna raderas i enlighets med Novias stadgor och rutiner.

8. Regelmässigt utelämnande av uppgifter

Utlämnande av uppgifter sker via elektronisk dataöverföring och genom enskilda pappersutskrifter.

9. Översändelse av uppgifter utanför EU eller EES (överförs eller överförs inte)

Överförs inte.

10 A. Principerna för skyddet av registret

Manuellt material X
ADB-register X

10B. Beskrivning av skyddet av registret

Registren skyddas via användarrättigheter. Manuellt material förvaras inlåst.

11. Granskningsrätt

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för att begära att få granska sina personuppgifter eller få dem rättade.

12. Rätt att kräva rättelse av uppgifter

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för detta.

13. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

-

14. Dataskyddsansvarigs kontaktuppgifter

Anna-Maria Nordman, anna-maria.nordman@abo.fi, +358 40 059 4894

 

Bilaga: Dataskyddsbeskrivning för studiepsykologens journaler i Vasa

 


 
Godkänd 6.10.2020