Studerandeservice personregister

1. Registeransvarig

Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi
Wolffskavägen 31
65200 Vasa
Tfn: (06) 328 5000 (växel)
E-post: fornamn.efternamn@novia.fi

2. Kontaktperson för registret

Chef för studerandeservice Thomas Böckelman
Henriksgatan 7
20500 Åbo
Tfn: +358 44 762 3600
E-post: thomas.bockelman@novia.fi

Huvudanvändare:
Nina Ekholm
Raseborgsvägen 9
10600 Ekenäs
Tfn: +358 44 449 8130, (019) 224 8130
E-post: nina.ekholm@novia.fi

Vid Novias olika campus finns studiesekreterare som handhar registerärenden.
E-post: studerandeservice@novia.fi

3. Registrets namn

Studerandeservice, personregister

4. Laglig/rättslig grund för behandling av personuppgifter

Användningsändamålet för registret är studieadministration: administrering av studerande, deras studier och studieprestationer samt att producera olika intyg och rapporter relaterade till studierna för yrkeshögskolans eget bruk eller leverans av uppgifter till myndigheter.

Novias hantering av studieadministrativa uppgifter och undervisningsplanering baserar sig på förekomsten av detta register. Registret är nödvändigt för att Novia ska kunna planera, förverkliga och följa upp sin verksamhet. Alla registrerade personer (studerande, lärare, övrig personal) är delaktiga i Novias studieadministration. Endast nödvändiga uppgifter registreras. Registrets användning baserar sig på yrkeshögskolelagen.

Förordningar och bestämmelser listas upp i punkt 6: regelmässiga uppgiftskällor, samt nedan.

  • Yrkeshögskolelagen (932/2014)
  • Statsrådets förordning om yrkeshögskolor (1129/2014)
  • Lag om antagningsregistret, högskolornas riksomfattande datalager och studentexamensregistret (1058/1988)
  • Statsrådets förordning om gemensam ansökan till högskolorna (293/2014)
  • Förvaltningslag (434/2003)
  • Förvaltningsprocesslag (586/1996)
  • Personuppgiftslag (523/1999)
  • Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)
  • Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999)
  • Lag om integritetsskydd i arbetslivet (477/2001)
  • Lag om läkarundersökning av fartygspersonal (1171/2010)
  • Yrkeshögskolan Novias examensstadga

5. Registrets datainnehåll

I studeranderegistret sparas följande data:

  • Uppgifter om sökande (5.1)
  • Uppgifter om studerande (5.2)
  • Uppgifter om studierätt (5.3)
  • Uppgifter om studieprestationer (5.4)
  • Utbildningsexport/Uppdragsutbildning (5.5)
  • Arkiv (arkivering av ovanstående uppgifter) (5.6)

5.1 Uppgifter om sökande, nationellt OID nummer

  • Efternamn, förnamn, tilltalsnamn
  • Personbeteckning, födelsedag, kön
  • Kontaktuppgifter (adress, telefonnummer, e-post)
  • Hemkommun, modersmål, skolbildningsspråk, nationalitet
  • Grundutbildning, ansökningsmål och antagningsinformation
  • Information om val att överlåta antagningsuppgifter till internet

5.2 Uppgifter om studerande

  • Studerandenummer och nationellt OID
  • Efternamn, förnamn, tilltalsnamn, tidigare namn
  • Personbeteckning, födelsedag, kön
  • Grundutbildning
  • Kontaktuppgifter, (bostadsadress, telefon: samtal, sms, e‐post Novia, e‐post personlig)
  • Hemkommun, bostadskommun, modersmål, skolbildningsspråk, nationalitet
  • Övriga uppgifter relaterade till studeranden och studeranderollen
  • Eventuell betalningsskyldighet
  • Information om val att överlåta antagningsuppgifter till internet, direkt marknadsföring, utbildningens marknadsföring
  • Uppgifter om utfärdade elektroniskt undertecknade dokument
  • Uppgifter relaterade till anhållan om examensbetyg (Valo)

5.3 Uppgifter om studierätt

  • UKM:s styrningsområde, utbildning, inriktning, examen, examensbenämning, campus, ankomstgrupp och administrativ grupp, läroplan, ISP
  • Omfattning av examen/studier, omfattning som krävs för examen
  • Studeranderoll (examensstuderande, icke‐examensstuderande)
  • Typ av studierätt (studierätt som leder till examen, studierätt som inte leder till examen)
  • Tid för studierätt, studierättens begynnelsedatum samt uppskattat slutdatum
  • Maximi antal närvaro‐ och frånvaroterminer
  • Närvaro‐ och frånvarohistorik
  • Använda närvaro‐ och frånvaroterminer
  • Uppgifter om läsårsanmälan
  • Examensdatum, avbrottsdatum samt av studerande angiven avbrottsorsak
  • Uppgifter om överflyttande studerande (uppgifter om studierättens utfärdande högskola, datum för överflyttande)
  • Byte av studierätt inom högskolan
  • Noteringar om beslut som gäller ifrågavarande studierätt

5.4 Uppgifter om studieprestationer

  • Uppgifter om studieprestationer
  • Studier, tillgodoräkningar, projekt
  • Prestationsdatum, bedömning, examinator
  • Utförda omfattningar
  • Redogörelse över studier
  • Avläggningssituation (examen)
  • Betygsnoteringar, information om behörighet
  • Anmälan och deltagande i kurser och omtentamen

5.5 Arkiv 5.1. - 5.4. Arkivering av uppgifter

Lagringstider definieras i enlighet med Novias rutin: Hantering av redovisande dokument (GQAP08)

  • Ansökan om studieplats, 5 år
  • Ansökningshandlingar, 5 år
  • Urvalsprovsresultat, 5 år
  • Antagningsresultat, 10 år
  • Hävning av studieplats, 10 år
  • Studierättsavtal med betalande studerande, 10 år
  • Närvaro‐ eller frånvaroanmälan, 5 år
  • Avbrottsanmälan, Studerandeservice, enhetens servicepunkt, studietid + 5 år
  • Studieregister, varaktigt
  • Examensbetygskopior och betygsbilagor, varaktigt

 

6. Regelmässiga uppgiftskällor

  • Studieinfo, nationellt register över sökande som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen
  • OILI, nationellt register över närvaro/frånvaroanmälningar som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen
    Registrets användning baserar sig på universitetslagen (558/2009) / yrkeshögskolelagen (932/2014) och Lag om nationella studie‐ och examensregister (884/2017) samt Statsrådets förordning om gemensam ansökan till högskolorna (293/2014)

    Innehåll: 
    - Studerandes personuppgifter (förnamn, tilltalsnamn, efternamn, personsignum, eventuell spärrmarkering, sökandenummer (nationellt OID), adressuppgifter, modersmål och kontaktspråk, medborgarskap, uppgifter om grundutbildning, uppgifter om ansökningsmål och utbildning, anmälnings‐ och betalningsinformation, uppgifter om rätten att publicera resultat

    Regelmässiga uppgiftskällor: 
    - Studerandes personuppgifter samt uppgifter om ansökningsmål och utbildning fås från antagningsregistret i Studieinfo
    - Anmälningsuppgifter och betalningsinformation kopplad till anmälningen fås från själva studerande.
  • Från själva studerande
    - betygskopior samt intyg vid antagningen
    - FINNIPS "candidate information"
    - blanketter: anhållanden om förlängning av studierätt, rätten att återfå studierätt, byte av utbildning, anhållan om befrielse från språkstudier, förfrågan om skolbildningsspråk
    -  övriga dokument: uppehållstillstånd, läkarintyg, utlåtande från sakkunnig
  • Peppi, studerandes arbetsbord (Pakki)
  • Moodle
  • Prestationer från dotterbolaget AB Aboa Mares ”praktikportal” (Aboa Maren koululaiva ilmoittautumis‐tietokanta). Prestationer registreras av studeranden själv och godkänns av praktikansvarig inom Novia. (http://praktik.aboamare.fi/main_rekisteriseloste.php) samt interna ”praktikavtal”
  • Anhållan om överföring av studieprestationer via Puro‐tjänsten (upprätthålls av Joopas‐konsortiet och CSC förmedlar uppgifterna)
  • Anhållan om att studera via JOO‐avtal mellan särskilda yrkeshögskolor
  • Anhållan om utbytesstudier samt stipendier via blanketter
    - inkommande studeranden (registreras i Peppi med utbildningsform: ”Internationellt utbyte”)
    - utresande studeranden
  • Från yrkeshögskolor som ingått samarbetsavtal om specifika utbildningar
  • Novia/Öppna Yrkeshögskolans anmälningsregister: Regina (Namn, personbeteckning, födelsedatum, kön, kontaktuppgifter, hemkommun, medborgarskap, modersmål, utbildningsort, ‐område, utbildning)

 

7. Förutsedda tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

-

8. Regelmässigt utelämnande av uppgifter

Utlämnande av uppgifter sker via elektronisk dataöverföring och genom enskilda pappersutskrifter.

Utlämnande av uppgifter sker i enlighet med ”Dataskyddslag” (1050/2018) samt ”Lag om
offentlighet i myndigheternas verksamhet” (621/1999).

  •  Uppgifter om studerande, studerandeprestationer samt utexaminerade till Statistikcentralen som levererar uppgifter vidare till Undervisningsministeriet (Statistiklag 280/2004)
  • Till Folkpensionsanstalten (Uppgifter om studerande, studerandeprestationer, ”Lag om studiestöd” 65/1994)
  • Till arbetskraftsmyndigheterna, Folkpensionsanstalten eller arbetslöshetskassor för behandling av kriterier för erhållandet av stöd (Lag om utkomstskydd för arbetslösa 1290/2002, Lag om offentlig arbetskraftsservice 1295/2002)
  • Till Migri och Polisen enligt skild begäran för kontroll av uppehållstillstånd (studerandes antagningsbeslut, studieintyg och studieprestationsutdrag)
  • För vetenskaplig forskning (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999 och ”Dataskyddslag” (1050/2018). För att få tillgång till uppgifter måste ett forskningslov uppvisas och syftet med användandet av uppgifterna måste redogöras för. Vid behov måste man redogöra över hur skydd av uppgifter säkerställs.
  • För skötsel av uppgifter inom studerandehälsovård i enlighet med Folkhälsolagen (66/1972)
  • Till CSC (”Tieteen tietotekniikan keskus Oy”).
  • Till högskolornas riksomfattande datalager, VIRTA, överförs uppgifter om studerandes studierätter, läsårsanmälningar samt uppgifter om examen och studieprestationer Lag om nationella studie‐ och examensregister (884/2017)
  • Till Valvira, uppgifter om behörigheter och examensuppgifter

Uppgifter lämnas ytterligare ut till följande register (inom Novia):

  •  Till Novias användaradministration för skapande av e‐postadress och IT‐ användarkonto
  • Till dotterbolaget AB Aboa Mares ”praktikportal”(Aboa Maren koululaiva ilmoittautumis‐tietokanta) i enlighet med ”Dataskyddslag” (1050/2018) (namn, födelsetid, ankomstgrupp, e‐post)
  • Uppgifter överförs till Atomi (inklusive Massa‐tjänsten) och Valo, enligt separat avtal (Studyo, sopimus henkilötietojen käsittelystä).
  •  Uppgifter om bokade tider till studievägledning och rådgivning (Microsoft Bookings)

Uppgifter lämnas ytterligare ut till följande register (utanför Novia):

  • Till CardPlus Oy:
    I enlighet med kraven för offentlig myndighetsverksamhet förutsätter bland annat universitetssjukhus (och andra vårdinstanser) att studeranden som utför praktik ska bära ID kort med bild. Följande personuppgifter samlas in från studerande: studerandes förnamn, efternamn, utbildning och studierättens slutdatum samt bild på studeranden.
    Behandling av personuppgifter baserar sig på ett samtycke av den registrerade samt delvis på ett allmänt intresse och utövande av offentlig makt. Personuppgifterna behövs vid beställning av ID korten som görs via företaget CardPlus Oy (https://www.cardplus.fi/tietosuojaseloste/
  • Till Giosg.com Livechat:
    Betjäning via Livechat som erbjuds för Novias studerande. Livechatten är inte en plattform för känsliga frågor och det är inte menat att personalen behandlar känsliga ärenden via Livechatten. Betjäningen handlar om mer allmänna frågor om studier och/eller Novia. Vid mer känsliga ärenden ombeds studeranden kontakta studerandeservice, antagningsservice eller studievägledare vie e‐post, telefon eller bokning av personlig handledning. 

    Behandling av personuppgifter i Giosg.com livechat‐tjänsten baserar sig på följande rättsliga grunder:
    - Lagstadgad skyldighet (Yrkeshögskolelagen 932/2014): Yrkeshögskolan Novia har en lagstadgad skyldighet att ordna undervisning som leder till yrkeshögskoleexamen/högre yrkeshögskoleexamen samt att upprätthålla stödfunktioner till undervisning som bl.a. rådgivning om studeranderelaterade frågor och frågor om Novias utbildningar.

    Giosgs Livechat är kopplad till Novias intranät och möjliggör att studerande kan kontakta Novias personal med låg tröskel gällande allmänna frågor.

    Novias Giosg.com chat kräver inte att användaren anger sina personuppgifter. Av användaren samlas oberoende in följande uppgifter:
    - Studieort
    - E‐postadress
    - Förnamn, Efternamn
    - Utbildning och institution inom Novia

    Giosg.com chat‐tjänsten samlar in följande information om användarnas beteende online (på Novias intranät):
    - Besökta URL sidor på Novias intranät samt vilka URL sidor som har lett till chat‐tjänsten
    - Tidsstämpel
    - Antal startade chattar
    - IP adress
    - Browser
    - Enhet (som t.ex. mobiltelefon, dator, surfplatta)

    Uppgifter relaterade till Giosg.coms chat‐diskussion:
    - Chat‐diskussionens innehåll
    - Uppgifter om Chat‐diskussionens operatör
    - Uppgifter om online beteende som lett till Chat‐diskussionen
  • Till Alma (Åbo Akademis biblioteksregister över lånetagare)
    Uppgifter som överförs:
    - Förnamn, efternamn
    - Födelsedatum
    - Adresser (0-2 st), e-postadresser (1-2 st), telefonnummer (0-2 st)
    (Adressuppgifternas antal enligt hur många de har registrerat i Peppi)

    Överföringen sker med Peppis rapportverktyg för att ta ut data, flytten till ÅA sker via Secure FTP eller annan krypterad överföring, inladdningen till Alma sker via bibliotekssystemets interna inladdningssystem.

Övrigt:

  • Undervisnings‐ och kulturministeriet (UKM) upprätthåller högskolornas nationella datalager VIRTA, i vilket datainnehållet i högskolornas register över uppgifter om studerande samlas. Datalagret upprätthålls enligt avtal mellan UKM och CSC (”Tieteen tietotekniikan keskus Oy (CSC)”)
  • Uppgifter lämnas ut till andra högskolor eller instanser som ingått
    samarbetsavtal om specifika utbildningar eller kurser

Yrkeshögskolan Novia har gett CSC tillstånd för överlåtande av uppgifter från VIRTA-datalagret till följande aktörer eller tjänster:

  • OILI
    Tillstånd att hämta uppgifter som behövs till högskolornas riksomfattande anmälningstjänst (Oili)
  • EMREX
    För koppling av EMREX National Contact Point‐tilläggstjänst till VIRTA‐datalagret så att de lagrade uppgifterna är tillgängliga för studeranden i EMREX‐tjänsten
  • ARVO
    Tillstånd till ARVO–tjänsten (informationstjänst för hantering av utbildningsärenden) för koppling till VIRTA- datalagret de lagrade uppgifterna är tillgängliga för studeranden i ARVO‐tjänsten
  • PURO
    Överlåtande av information om studieprestationer från datalagret VIRTA för användning i JOOPAS‐konsortiets Puro‐tjänst för tillgodoräknande av studier

Sökande/studerande ger sitt tillstånd via Studieinfo ifall uppgifter får lämnas ut till följande
ändamål:

  • Direktmarknadsföring
    Även om studeranden har gett tillåtelse till direktmarknadsföring, utlämnas uppgifter aldrig automatiskt utan med försiktighet och efter övervägande. Uppgifter för direktreklam utlämnas inte normalt och den studerande kan hindra detta genom att i Peppi ange detta.
  • Publicering
    Sökande/studerande ger tillstånd att
    - publicera sitt antagningsresultat på internet
    - publicera information om avlagd examen

Studeranden kan ändra på det en gång via Studieinfo givna tillståndet genom att meddela personligen eller sända e‐post till Studerandeservice. På studerandes begäran kan Novia registrera ett officiellt förbud mot utgivning av personuppgifter. I samband med anhållan om betyg ger studerande tillstånd ifall namnet får publiceras i media över utexaminerade.

Yrkeshögskolan Novia följer god registreringspraxis. Enligt dataskyddslagen får uppgifter användas endast för det angivna ändamålet.

9. Översändelse av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter utlämnas inte utanför EU eller EES. Uppgifter utlämnas till VA Department of Veteran Affairs (USA) på basen av separat fullmakt av studerande.

10 A. Principerna för skyddet av registret

Manuellt material
ADB‐register                      X

10 B. Beskrivning av skyddet av registret

Studieregistret används via telekommunikationsnät och användandet är begränsat med användarrättigheter.

Studieregistret används via datanät och användningen är begränsad med användarrättigheter. Trafiken till tjänsten är alltid skyddad och tjänsten är placerad i organisationens datacenter.

Anställd personal har åtkomst till studieregistret genom användarnamn och lösenord. Användarrättigheterna är begränsade enligt användarroll. Vilka uppgifter som är synliga för användaren och rättigheter att uppdatera definieras på basen av användarrollen. Undervisande personal har rättigheter enbart till sina egna kursförverkliganden.
Studiesekreterare har de rättigheter som krävs för att utföra arbetsuppgifter som ingår i befattningen.

11. Granskningsrätt

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för att begära att få granska sina personuppgifter eller få dem rättade.

12.  Rätt att kräva rättelse av uppgifter

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för att begära att få granska sina personuppgifter eller få dem rättade.

13. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

-

14. Dataskyddsansvarigs kontaktuppgifter

Anna-Maria Nordman, anna-maria.nordman@abo.fi, +358 40 059 4894

 

Bilaga: Betalningar inom studerandeservice


 

Godkänd 12.10.2021