Projektplanering

INNEHÅLLSFÖRTECKNING


1: Viktiga punkter vid planering av nya projekt
2: Projektbudgeten
3: Projekthanteringsverktyget Starbrix
4: Utvärdering
5: Publikationer
6: Hållbar utveckling
7: Riskanalys
8: Etisk förhandsprövning

Då man har ett projektförslag vänder man sig i första hand till FoU-ledaren på sitt campus eller inom det fokusområde som projektidén fokuserar på. FoU-ledaren tar ställning till om projektet är forskning och utveckling. Vid behov för FoU-ledaren idén eller förslaget till FoU-teamet för utvärdering. Om bedömningen är att idén är livskraftig och samstämmig med Novias profil inleds projektplaneringsskedet. För att kunna göra en projekt- och finansieringsansökan bör man först göra upp en projektplan som bifogas till ansökan. Planeringsprocessen och utformandet av projektplanen är ett samarbete mellan idéns upphovsman, FoU-ledaren och andra specialister och/eller samarbetspartner som kan bidra till en heltäckande och ändamålsenlig projektplan.

tabell1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Viktiga punkter vid planeringen av nya projekt

Då ett projekt planeras kartlägger FoU-ledaren projektet tillsammans med projektgruppen.

Inledning

  • Projektets bakgrund; varför behövs detta projekt? Vilka ev. problem ska man lösa? Vilket/vilka behov svarar projektet på?
  • Vilka aktörer/samarbetspartner ska delta i projektet? Ev. intensionsavtal ska tecknas i detta skede.
  • Vilket är nuläget (=behovsanalys) och vilka är de gemensamma målsättningarna för projektet?

Uppdrag och avgränsning

  • Vilka uppdrag ingår i projektet? Delas uppdragen ev. in i olika delområden? Vilka i så fall?
  • Vad vill man utveckla, producera eller förbättra?
  • På vilket sätt kan projektet kopplas till Novias strategier och undervisning?
  • Vilka teman/områden eller ämnen hör inte till projektet?

Målsättningar, målgrupper och resultat

  • Målsättningar: Projektets övergripande målsättningar samt ev. delmål.
  • Målgrupp/-er: vilken/vilka är projektets målgrupp/-er, vem gynnas/har nytta av projektets verksamhet?
  • Resultat: Vilka resultat har man för avsikt att uppnå och hur verifieras och mäts dessa resultat?

Resurser och organisation

  • Resurser: projektets tillgångar både vad beträffar kunnande, expertis och medel.
  • Hur mycket projektadministration behöver projektet?
  • Styrgruppens sammansättning och uppgifter i projektet.

Tidtabell

  • Projektets tidtabell samt dess olika faser. Det är skäl att fästa särskild uppmärksamhet vid mellanutvärderingen och -rapporteringen samt tidtabellen för dessa.
  • Det är viktigt att komma ihåg att reservera tillräckligt med tid för administration och avslutande av projektet. Arkivering och slutrapporter tar mycket tid så planera därför inte in övriga aktiviteter till de sista månaderna i ett projekt.

Arbetssätt, information, dokumentation och spridning av resultat

  • Projektets arbetssätt (specificera olika typer av aktiviteter)
  • Metod för dokumentation och uppföljning
  • Plan för dokumentation, spridning av resultat samt utgivning och distribution av publikationer.
  • Plan för hur metoder, processer eller produkter som utvecklats eller förbättrats i projektet ska leva vidare och komma till allmän nytta.

Publikationer

  • Vilken typ av publikationer kan bli aktuella som ett resultat av projektet. Kan man ge ut olika slags publikationer för olika målgrupper (t.ex. slutrapport, handbok)?
  • Kan ev. artiklar om projektets aktiviteter publiceras under och efter projekttiden?
  • Hur samlas material in under projektets gång så att publikationsarbetet underlättas i projektet?
  • Hur dokumenteras projektaktiviteter (t.ex. fotografier och beskrivningar från case, seminarier etc.) så att de kan användas i en ev. publikation?

Kostnader och finansiering

  • En kalkyl över projektets kostnader och en plan för finansiering a) per år, samt b) för hela projekttiden sammanlagt. En detaljerad budget görs i samband med finansieringsansökan.
  • Hur kommer projektet att finansieras? Finansieringsplanen laddas upp till Starbrix.

 

 

PROJEKTBUDGETEN


FoU-assistenten hjälper FoU-ledaren och projektplaneringsgruppen med att sammanställa budgeten för projektansökan. För att få en ändamålsenligt och realistisk budget är det viktigt att ha så detaljerade planer som möjligt till hands när man inleder arbetet. I det här skedet bör även projektets finansieringssammanställning klargöras.

När man gör budgeten är det viktigt att se hela projektprocessen från början till slut så att man kan inkludera alla tänkbara kostnader redan i ansökningsskedet. Finansiären ersätter endast sådana kostnader som ingår och finns motiverade i ansökan. Bl.a. ska man beakta extra kostnader som uppkommer i projektets avslutningsskede t.ex. publikationer, layout, tryck, distribution eller slutseminarium.

I allmänhet utgör lönekostnaderna den största utgiftsposten i projekt. Därför ska man redan i budgeten definiera en ungefärlig lönenivå för respektive befattning i projektet. Notera dock att lönenivån inte bestäms av projektbudgeten, utan av den kompetens och befattningsbeskrivning som de projektanställda har i samband med projektrekryteringen. Därför bestäms lönen i enlighet med Novias anställningsrutiner och finansiärens direktiv.

Utomstående föreläsare, sakkunniga, konsulter eller t.ex. styrgruppsmedlemmar kan vid behov få arvode enligt finansiärens direktiv. Om finansiären inte ger några rekommendationer kan man kontrollera arvodets storlek med förvaltningschefen. Novias personal får inga arvoden.

 

 

PROJEKTHANTERINGSVERKTYGET STARBRIX



Senast då finansieringsansökan lämnats in bör projektet skapas i projekthanteringsverktyget Starbrix. FoU-ledaren ansvarar för att detta blir gjort, genom att skriva in projektet själv eller delegera till FoU-assistenten. Vi använder oss av projekttypen ”Annat projekt” i Starbrix projektmeny. Om ansökan inte ännu lämnats in är statusen på projektet ”opåbörjat”. Efter att ansökan lämnats in ändras statusen till ”I förstudieskedet”. Godkända och aktiva projekt ”genomförs” och när projekttiden tagit slut flyttas projektet till statusen ”Genomfört”.

Projektnumret är projektets kostnadsställe som fås då projektet öppnats i bokföringen. För projekt som ännu inte godkänts kan man använda Starbrix egen numrering. Varje projekt bör finnas med i en team-meny, d.v.s. höra till ett fokusområde.

Alla projekt som är externt finansierade FoU-projekt bör finnas i programmet. Huvudregeln är att alla användare i Starbrix skall kunna se projektets basinfo. Begränsade läsrättigheter kan läggas in även för denna sida om det finns ett sådant specialbehov. Huvudanvändaren, projektcontroller, FoU-chefen samt rektor bör ha läsrättigheter i alla projekt.

All timrapportering sker i Starbrix, om inte finansiären kräver något annat. En kort manual för timredovisare kan laddas ner här.

 

 

Utvärdering

 

Det är viktigt att redan i planeringsfasen ha klara riktlinjer för projektets utvärdering. Utvärderingstidpunkter och -sätt ska alltid definieras i projektplanen. De flesta finansiärer har egna kriterier och krav för utvärdering och de ska alltid prioriteras framom det som skrivs i denna handbok.

Projekt utvärderas både under pågående projektperiod och i samband med avslutning, i somliga fall till och med några år efter att projektet avslutats. Syftet med utvärderingen är:

  • att ta tag i eventuella problem innan de inverkar på projektets resultat,
  • att följa upp att projektets mål uppnåtts,
  • att reflektera över vad man lärt sig, vad man kunde ha gjort bättre och på vilket sätt dessa lärdomar kan användas med tanke på framtida projekt.

Inom Novias projektverksamhet gör man två typer av utvärderingar: a) projektets egen utvärdering som görs enligt projektplanen och finansiärens anvisningar och b) Novias interna utvärdering som görs efter avslutat projekt.

Dokumentationen, analysen och resultatredovisningen för projektets egen utvärdering görs enligt projektets tidtabell och finansieringsbeslut.

Novias egen projektutvärdering för internt bruk görs på ett skilt formulär som tar fasta på de viktigaste aspekterna i projektutförandet. Vidare anvisningar och själva formuläret hittar du här.

Projektledaren ansvarar för att utvärderingarna görs i samråd med styrgruppen. Efter avslutat projekt analyseras varje slututvärdering i ledningsgruppen för forskning och utveckling (FoU LG) så att man kan prioritera de metoder, processer och resultat (s.k. best practices) som lämpar sig för vidare utveckling eller bruk.

 

 

PUBLIKATIONER


Idén med projektverksamhet är att i enlighet med yrkeshögskolornas uppgift utveckla, stärka och stöda det omgivande samhället och arbetslivet i de branscher vi representerar. Att kommunicera ut projektens verksamhet och resultat sker bl.a. genom publikationsverksamheten som numera är en resultatindikator i yrkeshögskolornas nya finansieringsmodell. Det är en tydlig signal om att det är viktigt att samla och sprida den information vi tar fram. Publikationsarbetet är tids- och resurskrävande och ska därför budgeteras och resurseras redan i projektets planeringsskede.

Projekt kan publicera mycket annat än slutrapporter.Projektets aktiviteter, metoder, processer, produkter eller koncept kan dokumenteras och presenteras bl.a. genom att redan under pågående projekt skriva artiklar i facktidskrifter eller dagstidningar, att delta med presentationer på konferenser, att ordna seminarier med intressanta gästföreläsare och skriva om dem, att åka på studiebesök och skriva resereportage, eller t.ex. genom att publicera vetenskapliga artiklar utgående från projektets forskningsresultat.

Genom att publicera sig mångsidigt kan projekten få värdefull synlighet och på så sätt också locka med fler intressenter. Dessutom ger publikationerna värdefull resultatfinansiering, som i sin tur möjliggör vidare utveckling och kapacitet att planera nya projekt.

Bekanta dig med det material som finns om publikationsverksamheten på Novias intranät.

 

 

Hållbar utveckling

Novia beaktar såväl kvalitets-, miljö- som hållbarhetsfrågor i all sin verksamhet. Därför bör även alla projekt inom Novia vara medvetna om hållbarhetsfrågor i projektets alla faser och följa riktlinjer för hållbarhet i mån av möjlighet.

Genom att fylla i bifogade tabell (se tabell 3, modifierad enligt Virtanen, 2009) kan projektets hållbarhetsaspekter kartläggas redan i planeringsskedet. När projektet sedan avslutas utvärderar man hur de planlagda strävandena uppfyllts. Vissa projektfinansiärer har egna verktyg för att utvärdera hållbarhetsaspekter och då behöver man inte göra en separat kartläggning utöver den. Målsättningen är att integrera hållbar utveckling som en självskriven del av projekten. På så sätt kan hållbarhetsfrågor bli ett viktigt, profilhöjande element i Novias projektverksamhet.

 

tabell 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Slututvärderingen kan kompletteras med en fritt formulerad del, där orsaker eller bidragande faktorer till förverkligandets resultat klargörs tydligare (t.ex. varför planen inte hållit gällande vissa aspekter eller varför någon del lyckats över förväntningarna).

 

 

RISKANALYS


Genom att göra en riskanalys höjer man beredskapen och kapaciteten för att hantera oväntade situationer som påverkar projektets genomförande. Riskanalysen görs i samband med projektplaneringen eller strax efter att den är gjord. En skriftlig riskanalys bör uppgöras för större projekt. Riskerna kan variera under projektets gång och därför kan det vara skäl att uppdatera riskanalysen an efter.

ENKEL RISKANALYS

Steg 1. Identifiering

Utarbeta en lista över alla tänkbara risker, gärna som ett grupparbete t.ex. i form av brainstorming. Specificera olika typer av risker: finansieringsrisker, organisationsrisker, tekniska risker osv. Gör en lagom generell formulering så att antalet blir mellan 10 och 40. Är riskerna färre än 10 är de sannolikt för diffust formulerade, fler än 40 indikerar att riskerna beskrivits är allt för detaljerat.

Steg 2. Gradering

När specifikationen är klar ska de olika riskerna graderas. Varje risk ska graderas både enligt a) sannolikheten för att risken inträffar och b) effekten ifall risken inträffar. Effekten kan innebära t.ex. ökade kostnader, ändrad tidtabell, försämrad kvalitet eller funktionalitet. Graderingen görs på en skala från 1–4, där 1 betecknar mycket liten och 4 mycket stor. Därefter multipliceras sannolikheten med effekten för att få fram riskfaktorn.

tabell3

Steg 3. Prioritering

Även om vissa risker inte är sannolika, kan de ha allvarliga konsekvenser ifall de inträffar under pågående projektperiod. Därför ska man efter graderingen prioritera både risker med hög riskfaktor och effekttalet 4.

Steg 4. Åtgärdsplan

Gör upp en åtgärdsplan för att antingen eliminera eller reducera de prioriterade riskerna. Åtgärdsplanen kommer att bestå av ett antal nya aktiviteter som integreras i projektplanen. Därefter kan de behandlade och bearbetade riskerna prioriteras ned eller avlägsnas helt ur riskanalysen.

 

ETISK FÖRHANDSPRÖVNING


I enlighet med Forskningsetiska delegationens (TENK, Tutkimuseettinen neuvottelukunta) rekommendationer har Novia tillsatt en etisk nämnd. Den etiska nämnden ger utlåtande om huruvida den planerade forskningen är etiskt godtagbar. Etisk förhandsprövning tillämpas i första hand på forskningsarbete som utförs efter grundexamen. Vid etikprövning granskar nämnden hur forskning förverkligas, d.v.s. hur planen för insamling av material ser ut, hur forskningen ska förverkligas, hur forskningspersonerna informeras och hur materialet ska bearbetas och förvaras för att undvika risker och skador. Etikprövningen överför inte forskarens ansvar för forskningen och resultaten på den etiska nämnden. Forskaren ansvarar alltid själv för undersökningens etiska och moraliska avgöranden. Det egentliga tillståndet till att bedriva forskningen ges av den organisation som undersökningen berör. Mer information om etisk förhandsprövning på Novias intranät.