Projektgenomförande

INNEHÅLLSFÖRTECKNING


1: Finansieringsbeslut
2: Projektets organisation
3: Samarbetsavtal
4: Information och spridning av resultat
5: Uppföljning och rapportering
6: Projektekonomi
7: Upphandling
8: Mellanutvärdering

 

tabell4

 

 

FINANSIERINGSBESLUT


Finansieringsbeslutet fungerar som ett slags rättesnöre i projekt. Varje projektfinansiär ger utförliga anvisningar för bl.a. rapportering, hantering och uppföljning och ifall det finns tolkningsmån gällande förfaringssätt är finansiärens tolkning alltid den som prioriteras.

Finansieringsbeslutets original bevaras på den avdelning där projektet är verksamt. En kopia laddas upp till Starbrix. Projektcontrollern meddelas av ansvarig FoU-assistent eller FoU-ledare och ett nytt kostnadsställe öppnas för projektet. Direkt då projektet startar sammankallar FoU-ledaren till ett inledande möte för den interna projektgruppen. Det är också önskvärt att all personal som kommer att jobba i projektet finns med på detta möte, där projektets organisation och verksamhetsförutsättningar behandlas. Dessa är:

  • Projektets innehåll och centrala målsättningar
  • Projektets personal och ansvarsfördelning
  • I regel är det administratörens ansvar att informera om timrapportering men det är varje projektarbetares ansvar att rapportera enligt plan och utfört arbete.
  • Projektets ekonomi
  • Novias rutiner för projektadministration
  • Villkoren för finansiering

På basen av det inledande mötet och de beslut som fattas där rekommenderas att det utformas en detaljerad handlingsplan, där projektplanen konkretiseras enligt följande:

a) Vad ska göras?
b) Av vem?
c) När? och
d) Hur?

Alla som medverkar i projektet bör läsa projektplanen eftersom det är viktigt att alla är medvetna om vad som ska göras i projektet. I samband med det inledande mötet lönar det sig att kolla när finansiären ordnar skolningar och planera vem i projektgruppen som deltar.

 

PROJEKTETS ORGANISATION


REKRYTERING AV PERSONAL
Rekrytering av projektpersonalen sköts enligt Novias rutin för anställning av personal. Notera att vissa finansiärer kräver att befattningarna ska lediganslås externt.

STYRGRUPP
Alla projekt bör ha en styrgrupp. Styrgruppen kan väljas av de ansvariga i respektive projekt eller enligt finansiärens beslut. För att få en god förankring av projektet inom Novia är det önskvärt att FoU-ledaren sitter med i projektets styrgrupp. Styrgruppen har inget ekonomiskt ansvar utan fungerar främst som projektledarens stöd. En bra styrgrupp stöder projektets genomförande genom att tillföra det sin sakkunskap och sina kontakter.

På varje styrgruppsmöte uppdateras läget både vad gäller ekonomi och utförda aktiviteter samt slås fast vad som ska uträttas inom de kommande månaderna. Styrgruppen tar ställning till genomförandet och föreslår förbättringar och preciseringar till planerna.

Exempel: Styrgruppens uppgifter i ESF-projekt

  • Övervakar och följer med att projektet fortskrider i enlighet med finansiärens direktiv.
  • Följer med och styr arbetet så att projektets innehållsmässiga mål uppnås.
  • Godkänner en preciserad handlingsplan utgående från godkänd projektplan.
  • Skapar spelregler för verksamheten och samarbetet med projektets referensgrupper.
  • Bereder ändringar i planerna.
  • Utvärderar hur projektet framskrider, t.ex. på basen av självutvärdering.
  • Sprider projektets resultat.
  • Följer med hur medel används inom ramen för godkänd budget.
  • Övervakar att utbetalningsansökan gjorts i enlighet med finansiärens anvisningar.
  • Behandlar och godkänner projektets uppföljningsrapporter, mellanrapporter och slutrapport.
  • Ställer sin sakkunskap till projektets förfogande.
  • Fungerar som länk till olika intressegrupper.
  • Svarar för sin del av projektets effekter och resultat.
  • Går igenom projektresultat och respons på det sista mötet. Gör upp en plan för spridningen av resultaten efter projektets slut.

Styrgruppsmedlemmarna får arvode vid behov och enligt finansiärens anvisningar. För att vinnlägga sig om att få en sakkunnig och motiverad styrgrupp kan det i vissa projekt därför vara berättigat att göra en reservation för styrgruppsarvoden redan i planeringsskedet.

 

SAMARBETSAVTAL


Samarbetsavtalet ska förtydliga hur den totala finansieringen delas upp i ett projekt. Projektets samarbetsavtal undertecknas av FoU-chefen och specificerar Novias budget, d.v.s. hurdana och hur stora kostnader som godkänns. Även andelarna för egen finansiering samt EU- och/eller nationell finansiering ska specificeras i avtalet. Då Novia är projektägare fördelas medlen så att man subtraherar den egna finansieringsandelen från de verkliga kostnaderna för att få fram övriga parters andelar EU- och/eller nationelldelfinansiering.

Det är viktigt att de mest relevanta elementen i projektet tecknas ned i samarbetsavtalet och att varje part godkänner och undertecknar detta innan projektet startar. Vissa finansiärer har egna avtalsmodeller men ifall sådana inte finns att tillgå kan man formulera ett avtal enligt följande specifikationer (vissa punkter kan utelämnas vid behov):

  • Vad är projektets syfte och mål?
  • Vem är ansvarspersoner i projektet a) för Novia och b) för samarbetspartnern/finansiären?
  • Vilken är arbetsfördelningen mellan projektets parter?
  • Inom vilken tidsperiod ska arbetet utföras och när förväntas det vara klart?
  • Har Novia och/eller samarbetspartnern några särskilda åtaganden i projektet?
  • Hur läggs finansieringen upp? Procentuell fördelning anges.
  • Hur agerar man gällande ändringar som beror på samarbetspartnern?
  • Hur agerar man gällande ändringar som beror på Novia?
  • Hurudana skadeståndsanspråk kan komma på fråga inom projektet? Vilket tak ska man sätta för eventuella skadeståndsersättningar?
  • Vem äger produkten/slutresultatet när det är klart?

Ifall det behövs specifikationer och klausuler om t.ex. upphovsrätt, användarrättigheter eller ersättningar kan det vara bra att kontrollera dessa med ett förbund eller annan sakkunnig inom den bransch som projektet berör. Novia anlitar vid behov en utomstående jurist som kan konsulteras ifall det förekommer oklarheter i samband med avtalsprocessen.

 

INFORMATION OCH SPRIDNING AV RESULTAT


En central del av projektets genomförande är att systematiskt och kontinuerligt informera om projektets åtgärder och uppnådda resultat enligt uppgjord projektplan och finansiärens direktiv. Informationen och resultaten ska spridas inom Novia, till projektets referens- och målgrupper samt till allmänheten, vilket ger både Novia och projektets övriga finansiärer viktig synlighet. Samtidigt höjer man Novias profil som en attraktiv samarbetspart och en aktiv regionutvecklare.

Med tanke på Novias egna målsättningar och strategier är det extra viktigt att informera både internt och externt om åtgärder eller resultat som engagerar Novias studerande och lärare på olika sätt.

Det är minst lika viktigt att den interna projektinformationen sköts på ett ändamålsenligt sätt. Kommunikationen projektet och finansiären emellan sköts av projektledaren och en utsedd kontaktperson hos finansiären. Projektledaren ser till att relevant information delges finansiären, styrgruppen eller andra angelägna mottagare vid behov. Projektledaren ansvarar även för att all information samlas organiserat på ett ställe och att det finns säkerhetskopior på alla viktiga dokument. Detta behövs t.ex. ifall projektet underkastas granskning eller om projektledaren byts ut under pågående projektperiod.

FINANSIÄRERS SYNLIGHET I INFORMATIONSSPRIDNINGEN


Grundprincipen för all informationsspridning i projekt är att allt material ska förses med information om finansiärer i text och/eller med logotyper (t.ex. broschyrer, presentationer, annonser, webbplatser etc.). I projekt som delfinansieras av EU förutsätts att man alltid informerar allmänheten om projektet i sig och att det delfinansieras av EU. Enligt EU-kommissionens regler (finns beskrivna i EG-förordning 1828/2006) bör finansiärens logotyper finnas på den plats där projektet bedrivs samt på allt informationsmaterial som ges ut inom ramen för projektet. För att underlätta arbetet kan man redan i startskedet utarbeta färdiga mallar (t.ex. brevbotten, presentationer etc.) där samtliga finansiärers och genomförares logotyper finns med. Notera att det oftast finns grafiska manualer för hur man kan/ska använda finansiärers men även Novias egna och övriga genomförares logotyper. Notera att även övriga finansiärer kan göra anspråk på att deras medverkan nämns i text eller markeras med logotyp.

 

UPPFÖLJNING OCH RAPPORTERING


Tidtabell och krav för rapportering samt rapporternas benämningar varierar från finansiär till finansiär och beskrivs i projektbeslutet.

INNEHÅLLSMÄSSIGA RAPPORTER

De innehållsmässiga rapporternas tidtabell är oftast densamma som tidtabellen för ansökan om utbetalning. Projektledaren och projektadministratören ska redan i startskedet slå fast enligt vilken tidtabell och arbetsfördelning rapporteringen görs. Projektledaren ansvarar för den innehållsmässiga rapporteringen.

MELLANRAPPORT/ÅRSRAPPORT/ACTIVITY REPORT OCH SLUTRAPPORT

I finansieringsbeslutet finns tydliga anvisningar för vilka krav som ställs på slutrapporten. Kontrollera detta redan under pågående projektperiod så att allt material finns till hands när slutrapporten ska sammanställas. Projektledaren ansvarar för slutrapporteringen.

PROJEKTEKONOMI

 

tabell5

BOKFÖRING
Bokföringen ska ge riktiga och tillräckliga uppgifter om projektets intäkter, kostnader och ekonomitransaktioner. Bokföringen ska skötas, förutom i enlighet med finansiärens direktiv, även i enlighet med bokföringslag och -förordning. En noggrann dokumentation av bokföringsverifikaten är ytterst viktig. Verifikaten bör alltid svara på: Vem? Vad? Hur? När? och Varför?

GRANSKNING
Projekt kan underkastas granskning under hela projekt- och arkiveringstiden. Projekt som delfinansieras av EU väljs slumpmässigt ut till granskning. Projekten kan bli granskade av finansiären, ministeriet och av EU-kommissionen. Vanligtvis meddelas granskningens tidpunkt några dagar innan. Från Novias sida bör projektledaren och administratören delta i granskningen. Om projektledaren och/eller administratören slutat närvarar FoU-ledaren och FoU-assistenten vid eventuell granskning.

KOSTNADSSTÄLLEN
FoU-assistenten ser till att ett kostnadsställe öppnas för projekt som har extern delfinansiering med särskilda krav på bokföring. Kostnadsstället öppnas vid ekonomiservice.

KONTERING OCH GODKÄNNANDE
Administratören konterar verifikaten och granskar dem i samråd med projektledaren. Efter kontering, granskning och godkännande skickas verifikaten direkt till ekonomiservice eller via projektcontrollern om hen behöver granska det.

FÖRVARING AV ORIGINALVERIFIKAT
Projektets handlingar ska arkiveras enligt finansiärens direktiv som framgår av finansieringsbeslutet. Kraven på arkivering kan skilja sig nämnvärt från lagstiftning om bokföring och arkivering i övrigt. Originalverifikaten arkiveras med Novias bokföring.

DEBITERING MELLAN UTBILDNINGSENHETER OCH FOU-PROJEKT


ARBETSTIDSUPPFÖLJNING
Finansieringsbeslutet definierar vilka personer som bör göra arbetstidsuppföljning i ett projekt, denna arbetstidsuppföljning görs elektroniskt i Starbrix. Det är viktigt att följa upp projekttimmar, övriga timmar samt ledig tid (undervisningsfri period, semester, sjukfrånvaro). Den oavlönade tiden är nödvändig att följa upp eftersom kostnaden för avlönad frånvaro överförs på vissa projekt en gång om året enligt den fördelning som anges i timredovisningen.

INTERNA KÖP AV PERSONAL MELLAN FOU OCH UTBILDNINGEN
Interna löneöverföringar görs på basen av redovisat timantal. Den enhet som säljer sin personal ska få full ersättning för sålda timmar och den enhet som köper uppgör memorialverifikatet.

PROJEKT MED FLAT RATE


När ett nytt projekt med Flat Rate startar och kostnadsställe öppnas, skapas även ett bokföringsprojekt under det aktuella fokusområdet för att underlätta uppföljningen, om behov finns. Flat Rate intäkterna och kostnaderna bokas på den enhet där projektet är verksamt, och påverkar således enhetens totala ekonomi. Skapande av bokföringsprojekt ändrar inte på detta, bokföringsprojekten finns endast till för att underlätta uppföljningen av förverkligade, direkta Flat Rate kostnader. Genom att uppdatera projektens förverkligade budget i Starbrix kan man se hur mycket Flat Rate ett projekt genererar.

Kostnader som varken definieras som godtagbar kostnad eller som Flat Rate kostnad enligt finansiärens direktiv, bör bokas direkt på fokusområdets kostnadsställe. Flat Rate intäkterna intäktsförs det år som inkomsterna genererats.

 

VIKTIGA DATUM FÖR BOKFÖRINGSMATERIAL


Den första vardagen i månaden ska alla timmarna vara rapporterade i Starbrix.

Den femte vardagen i månaden ska de verifikat som bokas på föregående månad finnas hos bokföraren.

Den femtonde varje månad borde alla kostnader vara inbokade och samtliga bokföringsrapporter för föregående månad vara klara.

MERVÄRDESSKATT
Med hänvisning till Yrkeshögskolelagens 4§ ingår forskning och utveckling som en del av yrkeshögskolans primära uppgift och utgör därmed inte verksamhet som berättigar till avdrag inom ramen för mervärdesskattelag.

Till den del som forsknings- och utvecklingsverksamheten finansieras av extern (icke statlig) finansiering omfattas verksamheten inte i den mervärdesskattekompensation som betalas till yrkeshögskolorna inom ramen för den statliga finansieringen. Därmed kvarstår mervärdesskatten som en slutlig kostnad för yrkeshögskolan och utgör i och med detta en stödberättigad kostnad i projekt.

ANSTÄLLNING OCH KÖPTJÄNSTER
I projekt kan det bli aktuellt att anlita t.ex. en föreläsare, sakkunnig eller konsult. I dessa fall anlitar man personen i fråga företrädesvis genom ett anställningsförhållande, vilket betyder att Novia anställer personen som löntagare i bisyssla. För att Novia ska kunna betala ut lön behövs följande handlingar: anställningsdokument (finns tre olika blanketter), ifylld personuppgiftsblankett, personligt skattekort samt godkänd timredovisningsblankett. Observera att kontonummer bör uppges som IBAN och SWIFT (BIC).

FoU- och förvaltningsassistenten bör kontaktas i god tid vid anställande av föreläsare eller annan sakkunnig på timbasis. Anställningsdokumentet bör vara klart före personen i fråga utför sitt uppdrag.

I vissa fall kan tjänster även köpas in av företag.Ifall mottagaren uttryckligen önskar få ersättningen utbetald mot faktura bör projektledaren diskutera detta med ekonomienheten redan i samband med att tjänsteleverantören i fråga vidtalas. För närmare information om upphandling av tjänster se följande kapitel om Upphandling samt ekonomienhetens rutinbeskrivningar i Novias ledningssystem.Det är viktigt att reservera gott om tid för utbetalning av lönen eller arvodet, ärendet ska behandlas av många personer innan utbetalning kan ske. Lova inte utbetalning en viss dag utan bekräftelse av den administrativa personalen.

ANLITANDE AV UTLÄNDSKA FÖRELÄSARE
Lagen om förskottsuppbörd gäller även utländska sakkunniga och konsulter. Huvudregeln är att personer anställs som löntagare varpå källskatt dras av från lönen och därför behövs ett källskattekort i stället för personligt skattekort. FoU-enhetsassistenten kan bistå vid ansökan. Även utländska företag ska uppvisa källskattekort om den arbetsuppgift de utför äger rum i Finland.

ANSÖKAN OM UTBETALNING
Projektadministratören sammanställer ansökan om utbetalning/rekvisition. Olika finansiärer har olika krav på t.ex. vad som ska bifogas till utbetalningsansökan. Kolla finansieringsbeslutet för projektspecifika krav.

 

UPPHANDLING


Då man ska köpa varor eller tjänster i projekt ställer externa finansiärer egna villkor för att godkänna kostnaden. De tröskelvärden och villkor som ställs kan ofta avvika från Novias egen rutin för inköp av produkter och tjänster. Dessutom bör man beakta lagen om offentlig upphandling (30.3.2007/348) som reglerar hur allmänna medel används för inköp av varor, tjänster eller byggentreprenader. Lagen förtydligar även de EG-direktiv som ska garantera principerna om öppenhet samt en icke-diskriminerande och jämlik behandling av anbudsgivarna i samband upphandling.

Vid upphandling i projekt bör man därför alltid kontrollera följande tre dokument:

  • Lagen om upphandling
  • Finansiärernas anvisningar och krav
  • Novias rutin för inköp av produkter och tjänster (GEKP02)

Genom att följa de striktaste kriterierna gällande tröskelvärden och upphandlingsförfaranden kan man således försäkra sig om att projektkostnaden sannolikt kommer att godkännas. Detta förutsatt att kostnaden finns motiverad i projektplanen och inräknad i projektbudgeten.

TRÖSKELVÄRDEN FÖR UPPHANDLING
Enligt Novias rutin för inköp av produkter och tjänster krävs ingen konkurrensutsättning för inköp vars värde underskrider 1 500 €. Notera dock att många finansiärer kan ha andra tröskelvärden än Novia. Därför bör man alltid kontrollera finansiärens egna regler för hur man konkurrensutsätter, speciellt för kostnader under det nationella tröskelvärdet. Följ alltså ovan nämnda trestegsmetod även gällande tröskelvärden.

Observera att konkurrensutsättningen alltid ska dokumenteras. Till exempel kan mejlkorrespondens med anbudsförfrågningar till olika tjänsteleverantörer skrivas ut och bifogas till dokumentationen. Samtliga dokument bifogas till de övriga projekthandlingarna. Dessa behövs både vid kontroll på första nivå (First Level Control, FLC) så att projektets kostnader kan godkännas (utförs av kontrollant som upphandlats av Novia eller finansiären) och vid eventuella senare projektrevisioner.

Även om upphandlingens värde underskrider det lägsta tröskelvärdet ska man försäkra sig om att den angivna kostnaden är skälig. Detta kan göras t.ex. genom att ringa till några tjänste- eller varuleverantörer på orten så att man kan bilda sig en uppfattning om den allmänna prisnivån. Denna information bör också dokumenteras för säkerhets skull.

ÖVERSKRIDANDE AV DET NATIONELLA TRÖSKELVÄRDET
När upphandlingens värde överskrider det nationella tröskelvärdet (för närvarande 30 000 €) ska upphandlingen följa lagen om offentlig upphandling. Detta innebär att upphandlingen ska offentliggöras på den elektroniska annonstjänsten HILMA som upprätthålls av Arbets- och näringsministeriet. Efter annonsering på HILMA kan man även annonsera offentligt i andra mediereller själv ta kontakt med potentiella anbudsgivare. Detaljerade instruktioner och kriterier för upphandlingen och annonseringen finns i lagen om offentlig upphandling och på annonstjänsten HILMA.

ÖVERSKRIDANDE AV EU:S TRÖSKELVÄRDE
För andra än statliga centralförvaltningsmyndigheter är EU:s tröskelvärde för varor och tjänster för närvarande 211 000 € (observera att detta värde uppdateras). Också i detta fall bör man börja med att studera lagen om offentlig upphandling och de instruktioner för annonsering som ges på annonstjänsten HILMA.

 

MELLANUTVÄRDERING


Projekt utvärderas både under pågående projektperiod och i samband med avslutning, i somliga fall även några år efter att projektet avslutats. Utvärderingstidpunkter och -sätt ska alltid definieras i projektplanen. Syftet med utvärderingen är inte är att söka fel och brister, utan att ta i eventuella problem innan de blir så stora att de påverkar projektets resultat (utförligare beskrivning av utvärdering). Mellanutvärderingen bör göras för att följa upp att projektets mål uppnåtts, men också att reflektera över och synliggöra den utveckling och den kunskap som projektet ev. tillfört Novia.