Projektets avslutning

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1: Analys, nyttjande och spridning av resultat
2: Självutvärdering
3: Dokumentation och arkivering

 

 

tabell6

ANALYS, NYTTJANDE OCH SPRIDNING AV RESULTAT


SLUTRAPPORT
Slutrapporten skrivs enligt projektplanen och finansiärens direktiv. Styrgruppen ska godkänna slutrapporten före eventuell allmän distribution. Slutrapporten kan också ingå i Novias egen publikationsserie, vilket kräver att texten godkänts i Novias redaktionsråd.

NYTTJANDE OCH SPRIDNING AV RESULTAT
När projekt avslutas utvärderar man dess resultat för finansiären, internt i styrgruppen genom självutvärdering och i FoU-ledningsgruppen. För att de erfarenheter, metoder, processer eller produkter som anses ha god bruks- eller utvecklingspotential ska gynna så många som möjligt, bör projektets styrgrupp analysera vilka resultat som ska prioriteras. På basen av prioriteringen gör man sedan en plan för att sprida resultaten och använda dem på ett så mångsidigt sätt som möjligt.

En liknande analys görs också i FoU-teamet, eftersom styrgruppens uppdrag alltid upphör då projektperioden tar slut. På så sätt kan man garantera att styrgruppens plan håller och att resultaten används på ett ändamålsenligt sätt. En viktig del av denna process består i att se vilken nytta man kan ha av resultaten både inom Novia och ute i samhället.

 

SJÄLVUTVÄRDERING


Syftet med utvärdering är att följa upp att projektets mål uppnåtts, men också att reflektera över och synliggöra den utveckling och den kunskap som projekten tillför Novia. Projekt utvärderas både under pågående projektperiod och i samband med avslutning, i somliga fall även några år efter att projektet avslutats.

 

DOKUMENTATION OCH ARKIVERING


För dokumentation och arkivering av projekthandlingar gäller att alla åtgärder eller aktiviteter ska kunna verifieras och förklaras vid en eventuell granskning. Projekt som delfinansierats av EU ska arkivera sina handlingar betydligt längre än vad den nationella bokföringslagen kräver. Projektledaren arkiverar projektet tillsammans med administratören.

Projektledaren ansvarar för att allt projektinnehåll, d.v.s. det som gjorts och åstadkommits i projektet, arkiveras. Det lönar sig för alla i projektgruppen att hålla arkivering i tankarna under hela projekttiden och förbereda arbetet så långt som möjligt under projektets gång. Administratören ser i sin tur till att beslut och andra underlag för ekonomin blir arkiverade.

DESSA HANDLINGAR SKA ARKIVERAS:

  • Finansieringsbesluten,
  • Besluten på utbetalningsansökningarna,
  • Samtliga rapporter,
  • Avtal,
  • Konkurrensutsättning,
  • Arbetstidsuppföljning,
  • Originalverifikat samt övrigt bokföringsmaterial,
  • Förteckning över anskaffningar,
  • Deltagarlistor,
  • Tryckalster,
  • Mötesprotokoll,
  • Kopia på all väsentlig kommunikation som har lett till beslut i projektet.

Detaljerad information om arkivering av projektekonomin finns i arkiveringsrutinen. Det arkiverade materialet förvaras på den enhet där projektet varit verksamt.

 

ARKIVERINGSTID

Då arkiveringsarbetet inleds bör man läsa finansieringsbeslutet för respektive projekt för att känna till reglerna och ifall undantag finns. I finansieringsbeslutet framgår hur länge projektets bokföring och innehåll ska arkiveras. Den allmänna regeln för projekt som pågått under programperioden 2007-2013 har varit att projektet ska arkiveras till endera till 31.12.2020 eller 31.12.2025, d.v.s. 7/12 år efter programperiodens slut. Den vanligaste arkiveringstiden för projekt verksamma under programperioden 2014-2020 är 10 år efter att sista utbetalningen gjorts. Finansiären kan förlänga arkiveringstiden med ett skriftligt beslut.


TILLVÄGAGÅNGSSÄTT

Projektets arkivering delas in i fyra huvudsakliga kategorier, vilka beskrivs noggrannare under rubriken dokument. Under kategori ett till två sparas administrativa dokument, medan innehållsmässiga dokument sparas under kategori tre. Kategorierna ser ut enligt följande:
1. Finansieringsansökan och finansieringsbeslut
2. Utbetalning
3. Projektinnehåll


Överst i första mappen sätts innehållsförteckningen och den uppgörs av ansvarig administratör. Etiketterna uppdateras och klistras fast på mappryggen. Om de arkiverade dokumenten utgör fler än en mapp per kategori fortsätter indelningen enligt ett a-b-c-mönster. I innehållsförteckningen antecknas i så fall om ett visst dokument hittas i mapp 1a/4, 1b/4 eller 1c/4.

Det totala antalet mappar antecknas i innehållsförteckningen. Administratören ansvarar för arkiveringen av mapp 1 och 2 och mapp 3 innehållande projektmaterial tar projektledaren hand om. Allt material arkiveras på den enhet där projektet varit verksamt. Materialet bör arkiveras i brandsäkra skåp. Innan man arkiverar materialet är det viktigt att ta bort gem och plastfickor eftersom de kan förstöra dokumentet. Använd i stället post-it lappar eller rutigt papper för att avskilja dokumenten från varandra.

DOKUMENT

Utgå från mapprubrikerna och forma vad som sätts i vilken mapp efter behov. Denna lista samt andra eventuella arkiveringskrav från projektbeslutet bör tas i beaktande.

  •  Finansieringsansökan och finansieringsbeslut

Finansieringsansökan (kopia), Finansieringsbeslut (original), Ev. Ändringsansökan (kopia), Ev. Ändringsbeslut (original), Budgetuppföljning (slutlig), Slutrapport + ev. övriga rapporter (kopia), Utvärderings-, indikator-, och övervakningsblanketter (kopia), Upphandlingsdokument som enbart berör projektet i fråga, Förteckning över anskaffningar, Dokument på väsentlig kommunikation som har lett till beslut i projektet

  •  Utbetalning

Utbetalningsansökan (kopia, nyast överst), Utbetalningsbeslut (original, nyast överst), Ev. intyg och checklista från nationell kontrollant, Lägesrapport förknippat med de periodvisa redovisningarna, Arbetstidsuppföljning (original, före starbrix), Arbetsavtal och löneintyg (kopia), Konkurrensutsättning

  •  Projektinnehåll

Styrgruppsprotokoll, Ev. andra protokoll, Rapporter, Avtal, Förteckning över anskaffningar, Väsentlig kommunikation som lett till beslut, Annonser, Fotografier, Deltagarlistor, Tryckalster, Skärmdumpar av bl.a. webbsidor m.m.

PROJEKTETS VERIFIKAT

Från och med 2016 sparas all Novias bokföring, inklusive kontoutdrag och andra bevis på utbetalning, i enlighet med strängaste arkiveringskraven. Det betyder att alla projektverifikat i pappersformat finns bland Novias bokföringsmaterial. Vid granskning plockar personal på ekonomiservice ut de verifikat som behövs till granskningen.

Elektroniska verifikat sparas i ekonomisystemen. Som en extra säkerhet kan administratören ta ut verifikaten i pdf-format och endera skriva ut dem till papper och arkivera dem med det övriga projektmaterialet eller spara filerna på Novias servrar. Novia har inget digitalt arkiveringssystem.