Dataskyddsbeskrivning för Yrkeshögskolan Novia

Betalningar inom studerandeservice

 

1. Personuppgiftsansvarig

Ab Yrkeshögskolan vid Åbo Akademi, Yrkeshögskolan Novia
Rektorsämbetet
Wolffskavägen 31
65200 Vasa
Tfn: (06) 328 5000 (växel)
E-post: fornamn.efternamn@novia.fi

 

2. Kontaktperson för registret

Chef för studerandeservice Thomas Böckelman
Henriksgatan 7
20500 Åbo
Tfn: +358 44 762 3600
E-post: fornamn.efternamn@novia.fi

 

3. Registrets namn

Studerandeservice personregister. Betalningar inom studerandeservice.

 

4. Laglig/rättslig grund för behandling av personuppgifter

Registret används för att möjliggöra betalning av läsårsavgifter, behandlingsavgifter samt övriga produkter (t.ex. broschyrer, kort) som studerandeservice administrerar. Betalningar görs i huvudsak via betalningstjänsten Paytrail men i undantagsfall kan avgifterna/produkterna även faktureras.
Antagningsservice upprätthåller förteckning över vilka antagna studerande som är skyldiga att erlägga läsårsavgift samt vilka som är befriade från läsårsavgifter. Betalningsskyldighet antecknas i studieregistret enligt punkt 5.2 i dataskyddsbeskrivning för studerandeservice personregister.
Personuppgifter i samband med betalning samlas in för att kunna identifiera vem som har gjort betalningen.

 

5. Registrets datainnehåll

Följande uppgifter samlas in i samband med betalningar och kontroll av betalningsskyldighet inom studerandeservice:

  • Personuppgifter
    • För- och efternamn
    • Postadress, postnummer, postort, land
    • E-postadress
    • Mobiltelefonnummer
    • Födelsetid (vid betalning av läsårsavgifter)
    • Ansökningsnummer (vid betalning av läsårsavgifter)
    • Studerandenummer (vid betalning av behandlingsavgifter och övriga produkter)
  • Uppgifter om produkt/tjänst
    • Läsårsavgifter: utbildning, summa, termin
    • Behandlingsavgifter: vilken anhållan betalningen gäller
    • Övriga produkter: vilken produkt betalningen gäller
    • Produktkod
  • Kommentarer, ifall den registrerade själv vill meddela något (frivilligt)
  • Val av betalningssätt
  • Tidpunkt för betalning
  • Arkiveringskod
  • Uppgifter för bedömning av betalningsskyldighet gällande läsårsavgifter
    • Uppehållstillståndets typ
    • Uppehållstillståndets giltighetstid

 

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Studeranden väljer själva produkt/tjänst och uppger sina personuppgifter. Uppgifter om genomförd betalning kommer från betalningstjänsten Paytrail till Yrkeshögskolan Novias ekonomiservice. Inga kreditkortsuppgifter lagras av Yrkeshögskolan Novia, sådana uppgifter anger den registrerade enbart till betalningstjänsten Paytrail.

 

7. Förutsedda tidsfrister för radering av olika kategorier av uppgifter

 

8. Regelmässigt utelämnande av uppgifter

Utlämnande av uppgifter sker via elektronisk dataöverföring till betalningstjänsten Paytrail för att fullfölja respektive betalning. Efter lyckad betalning lämnas uppgifter ut via elektronisk dataöverföring och genom enskilda pappersutskrifter till personal inom studerandeservice som behandlar ärendena. Kvitto över genomförd betalning skickas per e-post till den registrerade själv samt den funktion inom studerandeservice som betalningen härrör sig till. Anteckning om betald/obetald läsårsavgift görs i studieregistret.

 

9. Översändelse av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter utlämnas inte utanför EU eller EES. Uppgifter utlämnas till VA Department af Veteran Affairs (USA) på basen av separat fullmakt av studerande.

 

10. A: Principerna för skyddet av registret

Manuellt material
ADB-register X

B: Beskrivning av skyddet av registret

Registret används via datanät och användningen är begränsad med användarrättigheter. Trafiken till tjänsten är alltid skyddad och tjänsten är placerad i organisationens datacenter.

 

11. Granskningsrätt

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för att begära att få granska sina personuppgifter eller få dem rättade.

 

12. Rätt att kräva rättelse av uppgifter

Novia säkerställer de registrerades möjligheter och rättigheter att få tillgång till sina personuppgifter, få felaktiga uppgifter rättade, få sina personuppgifter raderade, ha möjlighet att invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring, kunna invända mot att personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering och att flytta sina personuppgifter (dataportabilitet). Detta säkerställs genom att Novia har en utsedd person per campus som hanterar dylika frågor. Den registrerade vänder sig till Studerandeservice vid närmaste campus för att begära att få granska sina personuppgifter eller få dem rättade.

 

13. Övriga rättigheter med anknytning till behandling av personuppgifter

 

14. Dataskyddsansvarigs kontaktuppgifter (samma för alla)

Dataskyddsansvariga är:
Roald von Shoultz rvonscho@abo .fi